Créer des flux d’approbation

Les flux d’approbation sont liés aux catégories de fournisseurs. Vous pouvez avoir plusieurs flux d’approbation. Un flux d’approbation peut contenir une ou plusieurs étapes d’approbation qui doivent être effectuées dans l’ordre prédéfini. Un flux d’approbation comporte généralement une à trois étapes. Par défaut, un flux d’approbation comporte une étape de vérification et une étape d’approbation, mais vous pouvez le configurer de manière à ignorer l’étape de vérification. Vous pouvez sélectionner des vérificateurs et des approbateurs dans la liste des utilisateurs disponibles pour l’organisation dans Basware Portal.

Un seul approbateur est nécessaire pour exécuter une étape. Vous pouvez ajouter des approbateurs supplémentaires à une étape d’approbation et leur attribuer le rôle d’approbateurs de secours si l’approbateur principal n’est pas disponible. Une fois toutes les étapes terminées, le fournisseur est approuvé. L’approbateur peut rejeter la demande à n’importe quelle étape, mais un commentaire est obligatoire. Les vérificateurs et les approbateurs peuvent renvoyer la demande aux utilisateurs précédents. Dans ce cas, ils peuvent ajouter des commentaires expliquant pourquoi la demande a été renvoyée.

Chaque dossier de fournisseur inclut une piste d’audit des noms d’utilisateur, des dates et des actions de flux exécutées par les utilisateurs. Les journaux sont conservés dans le dossier de fournisseur, même si aucune tâche de flux n’est en attente. Les journaux ne sont pas visibles pour les fournisseurs et ne peuvent pas être exportés depuis Basware Portal. Statuts consignés :
  • Créé
  • Envoyé pour vérification
  • Vérification en cours
  • Demander plus d’informations
  • Envoyé pour approbation
  • En attente d’approbation
  • Début de l’approbation
  • Approuvé
  • Rejeté

Pour créer un flux d’approbation :

  1. En tant qu’administrateur de la société, cliquez sur Services.
  2. Sous Gestion des informations du fournisseur, cliquez sur Vendor Manager.
  3. Cliquez sur Processus d’approbation des fournisseurs pour développer la section.
  4. Dans la section Flux d’approbation, cliquez sur .
  5. Saisissez les informations de base du flux.
    Nom du flux
    Nom du nouveau flux d’approbation. Il s’affiche dans la liste des flux d’approbation disponibles.
    Catégorie
    Catégorie du nouveau flux d’approbation.
    Les catégories de fournisseurs gèrent le processus d’approbation. Les différentes catégories de fournisseurs peuvent avoir des flux d’approbation différents.
    Description
    Description générale du nouveau flux d’approbation.
    Approuver automatiquement les fournisseurs qui utilisent ce flux d’approbation

    Si vous cochez cette case, le fournisseur est automatiquement approuvé lors de l’utilisation de ce flux d’approbation (c’est-à-dire lorsque l’utilisateur crée une proposition de fournisseur à l’aide de la catégorie que vous avez définie sous Catégorie). Une invitation est envoyée au fournisseur.

    Si vous ne cochez pas cette case, la proposition de fournisseur passe par le processus normal de vérification et d’approbation.

  6. Dans la section Informations sur les étapes, cliquez sur pour ajouter une nouvelle étape de vérification.
  7. Sous Etiquette de l'étape, saisissez le nom de cette étape de vérification.
  8. Cliquez sur Ajouter et saisissez le nom de la personne à qui vous souhaitez attribuer le rôle de vérificateur pour cette étape.
    Vous pouvez ajouter plusieurs vérificateurs pour chaque étape.
  9. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer cette étape, ou sur Annuler pour annuler l’opération.
  10. Dans la section Informations sur les étapes, cliquez sur pour ajouter une étape de vérification supplémentaire.
    Vous pouvez ajouter autant d’étapes de vérification que nécessaire.
  11. Cliquez sur Enregistrer.