Genehmigungsabläufe erstellen

Genehmigungsabläufe sind mit Lieferantenkategorien verknüpft. Sie können mehrere Genehmigungsabläufe haben. Ein Genehmigungsablauf kann einen oder mehrere Genehmigungsschritte enthalten, die in der vordefinierten Reihenfolge abzuarbeiten sind. In der Regel enthält ein Ablauf ein bis drei Schritte. Standardmäßig hat ein Ablauf einen Überprüfungs- und einen Genehmigungsschritt, aber Sie können den Überprüfungsschritt überspringen. Sie können Prüfer und Genehmiger aus der Liste der für die Organisation im Basware Portalverfügbaren Benutzer auswählen.

Zum Abschließen eines Schritts ist nur ein Genehmiger erforderlich. Sie können einem einzelnen Genehmigungsschritt zusätzliche Genehmiger hinzufügen, die als Genehmigungsvertreter fungieren können, wenn der Hauptgenehmiger nicht verfügbar ist. Nach Abschluss aller Schritte ist der Lieferant genehmigt. Der Genehmiger kann den Antrag in jedem Schritt mit einem obligatorischen Kommentar ablehnen. Sowohl Prüfer als auch Genehmiger können den Antrag an frühere Benutzer zurücksenden. In diesem Fall können sie Kommentare hinzufügen, warum der Antrag zurückgeschickt wurde.

Jeder Lieferantendatensatz enthält einen Audit-Trail mit Benutzernamen, Daten und den von Benutzern ausgeführten Ablaufaktionen. Im Lieferantendatensatz werden auch dann Protokolle geführt, auch wenn keine Ablaufaufgaben anstehen. Die Protokolle sind für Lieferanten unsichtbar und können nicht aus dem Basware Portalexportiert werden. Zustände, die protokolliert werden:
  • Erstellt
  • Zur Überprüfung gesendet
  • Überprüfung
  • Weitere Informationen angefordert
  • Zur Genehmigung übermittelt
  • Ausstehende Genehmigung
  • Genehmigung eingeleitet
  • Genehmigt
  • Abgelehnt

So erstellen Sie einen Genehmigungsablauf:

  1. Klicken Sie als Firmenadministrator auf Services.
  2. Klicken Sie unter Verwaltung der Anbieterinformationen auf Vendor Manager.
  3. Klicken Sie auf Lieferantengenehmigungs-Prozess, um den Bereich zu erweitern.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Genehmigungsprozesse auf .
  5. Geben Sie die grundlegenden Details des Ablaufs ein.
    Ablaufname
    Name des neuen Genehmigungsablaufs. Wird in der Liste der verfügbaren Genehmigungsabläufe angezeigt.
    Kategorie
    Kategorie des neuen Genehmigungsablaufs.
    Die Lieferantenkategorien steuern den Genehmigungsprozess. Die verschiedenen Lieferantenkategorien können über unterschiedliche Genehmigungsabläufe verfügen.
    Beschreibung
    Allgemeine Beschreibung des neuen Genehmigungsablaufs.
    Lieferanten, die diesen Genehmigungsfluss verwenden, automatisch genehmigen

    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird der Lieferant bei Verwendung dieses Genehmigungs-Workflows automatisch genehmigt (d. h. wenn der Benutzer mit der unter Kategorie definierten Kategorie einen Lieferantenvorschlag erstellt). Eine Einladung wird an den Lieferanten gesendet.

    Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht markieren, durchläuft der Lieferantenvorschlag den normalen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess.

  6. Klicken Sie im Abschnitt Informationen zu Schritten auf , um einen neuen Überprüfungsschritt hinzuzufügen.
  7. Geben Sie unter Schrittetikett einen Namen für diesen Überprüfungsschritt ein.
  8. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Prüfer für diesen Schritt einsetzen möchten.
    Sie können für jeden Schritt mehrere Prüfer hinzufügen.
  9. Klicken Sie auf Speichern, um den Schritt zu speichern, oder auf Abbrechen, um den Vorgang abzubrechen.
  10. Klicken Sie im Abschnitt Informationen zu Schritten auf , um einen weiteren Überprüfungsschritt hinzuzufügen.
    Sie können beliebig viele Überprüfungsschritte hinzufügen.
  11. Klicken Sie auf Speichern.