Goedkeuringstrajecten maken

Goedkeuringstrajecten zijn gekoppeld aan leverancierscategorieën. U kunt meerdere goedkeuringstrajecten hebben. Een goedkeuringstraject kan een of meer goedkeuringsstappen omvatten die in een vooraf gedefinieerde volgorde moeten worden voltooid. Meestal bestaat een traject uit één tot drie stappen. Standaard heeft een traject één controlestap en één goedkeuringsstap, maar u kunt instellen welke controlestap wordt overgeslagen. U kunt controleurs en goedkeurders selecteren in de lijst met gebruikers die voor de organisatie beschikbaar zijn in Basware Portal.

Er is slechts één goedkeurder nodig om één stap te voltooien. U kunt aan één goedkeuringsstap aanvullende goedkeurders toevoegen die als plaatsvervangers kunnen optreden als de primaire goedkeurder niet beschikbaar is. Nadat alle stappen zijn voltooid, is de leverancier goedgekeurd. De goedkeurder kan de aanvraag in elke stap afwijzen onder toevoeging van een opmerking (de opmerking is verplicht). Zowel controleurs als goedkeurders kunnen de aanvraag terugsturen naar vorige gebruikers. In dat geval kunnen ze in een aanvullende opmerking aangeven waarom de aanvraag is geretourneerd.

Elke leveranciersrecord bevat een controlespoor met gebruikersnamen, datums en de trajectacties die door gebruikers zijn uitgevoerd. Binnen de leveranciersrecord worden logboeken bijgehouden, ook als er geen trajecttaken in behandeling zijn. Logboeken zijn niet zichtbaar voor de leveranciers en kunnen niet uit Basware Portal worden geëxporteerd. Statussen die worden geregistreerd:
  • Gemaakt
  • Verzonden voor beoordelen
  • In controle
  • Verzoek om meer informatie
  • Verzonden voor goedkeuring
  • Wacht op goedkeuring
  • Goedkeuring gestart
  • Goedgekeurd
  • Afgewezen

U maakt als volgt een goedkeuringstraject:

  1. Klik als bedrijfsbeheerder op Services.
  2. Klik onder Leverancierinformatiebeheer op Vendor Manager.
  3. Klik op Goedkeuringsproces leverancier om de sectie uit te vouwen.
  4. Klik in het gedeelte Goedkeuringstrajecten op .
  5. Voer de basisgegevens van het traject in.
    Naam flow
    Naam van het nieuwe goedkeuringstraject. Wordt weergegeven in de lijst met beschikbare goedkeuringstrajecten.
    Categorie
    Categorie van het nieuwe goedkeuringstraject.
    Leverancierscategorieën zijn essentieel voor goedkeuringstrajecten. Verschillende leverancierscategorieën kunnen verschillende goedkeuringstrajecten hebben.
    Beschrijving
    Algemene beschrijving van het nieuwe goedkeuringstraject.
    Leveranciers die dit goedkeuringstraject gebruiken automatisch goedkeuren

    Als u dit selectievakje inschakelt, wordt de leverancier automatisch goedgekeurd wanneer dit goedkeuringstraject wordt gebruikt (dat wil zeggen, wanneer de gebruiker een leveranciersvoorstel maakt met de categorie die u onder Categorie hebt gedefinieerd). Er wordt een uitnodiging naar de leverancier verzonden.

    Als u dit selectievakje niet inschakelt, doorloopt het leveranciersvoorstel het reguliere controle- en goedkeuringstraject.

  6. Klik in het gedeelte Informatie stappen op om een nieuwe controlestap toe te voegen.
  7. Voer onder Stap label een naam voor deze controlestap in.
  8. Klik op Toevoegen en voer de naam in van de persoon die deze stap moet controleren.
    U kunt aan elke stap meerdere controleurs toewijzen.
  9. Klik op Opslaan om deze stap op te slaan of klik op Annuleren om de bewerking te annuleren.
  10. Klik in het gedeelte Informatie stappen op om nog een controlestap toe te voegen.
    U kunt zo veel controlestappen toevoegen als u nodig hebt.
  11. Klik op Opslaan.