Hyväksyntäkiertojen luominen

Hyväksyntäkierrot on linkitetty toimittajakategorioihin. Hyväksyntäkiertoja voi olla useita. Hyväksyntäkierrossa voi olla yksi tai useampi hyväksyntävaihe, jotka täytyy suorittaa ennalta määritetyssä järjestyksessä. Yksi kierto sisältää tavallisesti 1–3 vaihetta. Oletusarvoisesti kierto sisältää yhden tarkastusvaiheen ja yhden hyväksyntävaiheen, mutta tarkastusvaiheen voi määritellä ohitettavaksi. Voit valita tarkastajia ja hyväksyjiä organisaation käyttäjälistalta Basware Portal -palvelussa.

Yhden vaiheen suorittamiseen tarvitaan vain yksi hyväksyjä. Voit lisätä yksittäiseen hyväksyntävaiheeseen muitakin hyväksyjiä, ja he voivat toimia varahyväksyjinä, jos ensisijainen hyväksyjä ei ole saatavilla. Kun kaikki vaiheet on suoritettu, toimittaja on hyväksytty. Hyväksyjä voi hylätä pyynnön missä tahansa vaiheessa ja jättää pakollisen kommentin. Sekä tarkastajat että hyväksyjät voivat palauttaa pyynnöt edelliselle käyttäjälle. He voivat lisätä pyyntöön kommentteja ja selittää, miksi pyyntö palautettiin.

Kaikissa toimittajatietueissa on kirjausketju käyttäjänimistä, päivämääristä ja käyttäjien tekemistä toimenpiteistä. Toimittajatietueissa säilytetään lokeja, vaikka odottavia kierron tehtäviä ei olisi. Lokit eivät näy toimittajille, eikä niitä voi viedä Basware Portal -palvelusta. Lokissa on seuraavat tilat:
  • Luotu
  • Lähetetty tarkastettavaksi
  • Tarkastettavana
  • Pyydä lisätietoja
  • Lähetetty hyväksyttäväksi
  • Odottaa hyväksyntää
  • Hyväksyntä aloitettu
  • Hyväksytty
  • Hylätty

Hyväksyntäkierron luominen:

  1. Valitse yrityksen pääkäyttäjänä Palvelut.
  2. Napsauta Toimittajatietojen hallinta -kohdassa Vendor Manager -painiketta.
  3. Laajenna osio valitsemalla Toimittajan hyväksyntäprosessi.
  4. Napsauta Hyväksyntäkierrot -osiossa -kohtaa.
  5. Anna kierron perustiedot.
    Kierron nimi
    Hyväksyntäkierron nimi. Näkyy käytettävissä olevien hyväksyntäkiertojen luettelossa.
    Kategoria
    Uuden hyväksyntäkierron kategoria.
    Hyväksyntäkierron prosessissa hyödynnetään toimittajakategorioita. Eri toimittajakategorioilla voi olla erilaiset hyväksyntäkierrot.
    Kuvaus
    Uuden hyväksyntäkierron yleiskuvaus.
    Hyväksy automaattisesti toimittajat, jotka käyttävät tätä hyväksyntäkiertoa

    Jos rastitat tämän valintaruudun, toimittaja hyväksytään automaattisesti, kun tätä hyväksyntäkiertoa käytetään (eli kun käyttäjä luo toimittajaehdotuksen kategorian avulla, jonka olet määrittänyt kohdassa Kategoria). Toimittajalle lähetetään kutsu.

    Jos et rastita tätä valintaruutua, toimittajaehdotus käy läpi tavallisen tarkastus- ja hyväksyntäprosessin.

  6. Lisää uusi tarkastusvaihe napsauttamalla Vaiheiden tiedot-osiossa painiketta
  7. Anna Vaiheen nimi kohtaan tarkastusvaiheen nimi.
  8. Napsauta Lisää ja lisää sen henkilön nimi, jonka haluat toimivan tämän vaiheen tarkastajana.
    Kullekin vaiheelle voi lisätä useita tarkastajia.
  9. Tallenna vaihe valitsemalla Tallenna tai peruuta toiminto valitsemalla Peruuta.
  10. Lisää seuraava tarkastusvaihe napsauttamalla Vaiheiden tiedot-osiossa painiketta .
    Voit lisätä niin monta tarkastusvaihetta kuin on tarpeen.
  11. Napsauta Tallenna.